Collaboration numérique par l'outil Teams
Principes et application de la collaboration synchrone et asynchrone via la prise en main de Teams
Formation créée le 26/02/2024. Dernière mise à jour le 14/02/2025.Version du programme : 1
Type de formation
Formation présentielleDurée de formation
7 heures (1 jour)Accessibilité
OuiCollaboration numérique par l'outil Teams
Principes et application de la collaboration synchrone et asynchrone via la prise en main de Teams
Cette formation vous permet de gagner en efficacité collective et communiquer simplement (partie 1) / organiser les échanges (partie 2) avec les personnes des différentes équipes auxquelles vous prenez part, grâce à la maîtrise des fonctions essentielles de Teams : discussions de groupe, partage de fichiers, de notes, d'outils, d'applications, réunions en visioconférence.
Objectifs de la formation
- Se repérer dans Microsoft Teams et connaître les fonctions principales
- Savoir utiliser les canaux : ◦ rejoindre un canal, ◦ utiliser les applications du canal ; consulter et éditer des documents, ◦ échanger à l’écrit avec ses collègues ◦ rechercher des informations
- Connaître les principes de la visioconférence
- Savoir utiliser la visioconférence : ◦ rejoindre une réunion en visioconférence, ◦ connecter ses périphériques, ◦ s’adapter à la qualité du réseau ◦ régler l’exposition et adopter une posture adaptée au format
- Savoir créer et organiser des canaux dans Teams
- Choisir des applications pour un canal adaptées au besoin de l’équipe/du projet
- Gérer les droits de consultation / modification des utilisateurs (canaux privés, paramétrage)
- Savoir planifier et créer une réunion de visioconférence en adaptant le paramétrage au format
- Connaître les fonctionnalités avancées de la visio avec Teams : Sous-salles, partage d’écran/tableau blanc, gestion des participants
- Gérer l’accueil et la déclusion des participants
- Optimiser l’engagement des participants à la réunion
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Tout possesseur d’un compte Microsoft 365
Prérequis
- Chaque participant devra être équipé de l’application Microsoft Teams sur son poste de travail habituel (ordinateur portable) qu’il apportera le jour de la formation.
- Savoir utiliser les outils office et le navigateur (création et édition de documents, consultation d’URL).
Contenu de la formation
Usages et potentiel de Teams : immersion
- Découverte des fonctionnalités par l’usage
- Focus sur la logique et la structure de l’application (équipes, canaux)
- Participation à une conversation (commenter, réagir, mentionner quelqu’un)
Fonctionnalités de Teams : détails
- Modification des paramètres personnels et gestion des notifications
- Les spécificités de la communication asynchrone : savoir comment échanger de façon adaptée - Notion de référentiel opératoire commun d’un projet : agenda, données à consulter, modalités de l’échange, synthèse des décisions prises, liste des actions à mener
- La consultation et l’édition collaborative de documents
- Utilisation de base de certaines applications (gestion de projet, calendrier,...)
- Conservation et recherche des informations, paramètres pour se tenir informé
La visioconférence avec Teams
- Principes
- Participer à une visio, étape 1 : Rejoindre
- Participer à une visio, étape 2 : Autoriser et utiliser les périphériques : audio (casque + micro ou headset / écouteurs avec micro intégré, appel téléphonique) et caméra
- Participer à une visio, étape 3 : Participer de la façon la plus fluide possible
Organiser les espaces de travail Teams
- Les spécificités de la communication asynchrone : savoir quand proposer un espace d’échange et quels outils de bases sont nécessaires
- Organiser les canaux et choisir les applications en fonction de l’objectif du canal
- Gérer les droits d’accès, de consultation et d’édition
- Lien avec Onedrive
- Faciliter/animer une discussion collaborative productive
- Utilisation avancée de certaines applications (gestion de projet, calendrier,...)
Organiser des visioconférences avec Teams
- Les enjeux de l’organisation d’une visioconférence selon le format
- Planifier et créer une réunion de visioconférence
- Organiser et gérer l’étape de connexion et d’accueil des intervenants et participants
- Gestion du tchat
- Partage d’écran et cas de la présentation d’un document powerpoint
- Adapter sa posture pendant la conférence : sonder l'énergie du groupe et l'engagement, impulser une dynamique dans les échanges (energizer, utilisation des sous-salles,...)
- Focus sur les enjeux de la réunion, et sur l’étape de déclusion
Équipe pédagogique
Caroline Pruvost, Intervenant et Responsable Pédagogique
EQUIPE SUPPORT :
Jérôme LAVENS, cogérant en charge de la formation
Emilie MAYEUR, référente formation
Maryline DEPREZ, référente handicap
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuille d'émargement
- Evaluation avant et après
- Mise en pratique
Ressources techniques et pédagogiques
- Documents dans l'espace apprenant
- Liens vers des sites en ligne
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Savoir utiliser un outil de visioconférence, et savoir prendre part à un espace de collaboration asynchrone
Modalité d'obtention
- Délivrance d'une attestation de formation
Capacité d'accueil
Entre 4 et 16 apprenants
Délai d'accès
3 semaines
Accessibilité
Si vous êtes en situation de handicap, merci de prévenir 1 mois avant votre formateur en indiquant les aménagements qui vous permettraient de suivre agréablement la session de formation. Responsable Handicap: Maryline DEPREZ Si cette formation a lieu en distanciel, prendre contact avec le responsable pédagogique pour obtenir les modalités techniques et les modalités de connexion