Collaboration numérique par l'outil Teams
Principes et application de la collaboration synchrone et asynchrone via la prise en main de Teams
Formation créée le 26/02/2024. Dernière mise à jour le 24/07/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation vous permet de gagner en efficacité collective et communiquer simplement (partie 1) / organiser les échanges (partie 2) avec les personnes des différentes équipes auxquelles vous prenez part, grâce à la maîtrise des fonctions essentielles de Teams : discussions de groupe, partage de fichiers, de notes, d'outils, d'applications, réunions en visioconférence.
Objectifs de la formation
- Se repérer dans Microsoft Teams et connaître les fonctions principales
- Savoir utiliser les canaux : ◦ rejoindre un canal, ◦ utiliser les applications du canal ; consulter et éditer des documents, ◦ échanger à l’écrit avec ses collègues ◦ rechercher des informations
- Connaître les principes de la visioconférence
- Savoir utiliser la visioconférence : ◦ rejoindre une réunion en visioconférence, ◦ connecter ses périphériques, ◦ s’adapter à la qualité du réseau ◦ régler l’exposition et adopter une posture adaptée au format
- Savoir créer et organiser des canaux dans Teams
- Choisir des applications pour un canal adaptées au besoin de l’équipe/du projet
- Gérer les droits de consultation / modification des utilisateurs (canaux privés, paramétrage)
- Savoir planifier et créer une réunion de visioconférence en adaptant le paramétrage au format
- Connaître les fonctionnalités avancées de la visio avec Teams : Sous-salles, partage d’écran/tableau blanc, gestion des participants
- Gérer l’accueil et la déclusion des participants
- Optimiser l’engagement des participants à la réunion
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Tout possesseur d’un compte Microsoft 365
Prérequis
- Chaque participant devra être équipé de l’application Microsoft Teams sur son poste de travail habituel (ordinateur portable) qu’il apportera le jour de la formation.
- Savoir utiliser les outils office et le navigateur (création et édition de documents, consultation d’URL).
Contenu de la formation
-
Usages et potentiel de Teams : immersion
- Découverte des fonctionnalités par l’usage
- Focus sur la logique et la structure de l’application (équipes, canaux)
- Participation à une conversation (commenter, réagir, mentionner quelqu’un)
-
Fonctionnalités de Teams : détails
- Modification des paramètres personnels et gestion des notifications
- Les spécificités de la communication asynchrone : savoir comment échanger de façon adaptée - Notion de référentiel opératoire commun d’un projet : agenda, données à consulter, modalités de l’échange, synthèse des décisions prises, liste des actions à mener
- La consultation et l’édition collaborative de documents
- Utilisation de base de certaines applications (gestion de projet, calendrier,...)
- Conservation et recherche des informations, paramètres pour se tenir informé
-
La visioconférence avec Teams
- Principes
- Participer à une visio, étape 1 : Rejoindre
- Participer à une visio, étape 2 : Autoriser et utiliser les périphériques : audio (casque + micro ou headset / écouteurs avec micro intégré, appel téléphonique) et caméra
- Participer à une visio, étape 3 : Participer de la façon la plus fluide possible
-
Organiser les espaces de travail Teams
- Les spécificités de la communication asynchrone : savoir quand proposer un espace d’échange et quels outils de bases sont nécessaires
- Organiser les canaux et choisir les applications en fonction de l’objectif du canal
- Gérer les droits d’accès, de consultation et d’édition
- Lien avec Onedrive
- Faciliter/animer une discussion collaborative productive
- Utilisation avancée de certaines applications (gestion de projet, calendrier,...)
-
Organiser des visioconférences avec Teams
- Les enjeux de l’organisation d’une visioconférence selon le format
- Planifier et créer une réunion de visioconférence
- Organiser et gérer l’étape de connexion et d’accueil des intervenants et participants
- Gestion du tchat
- Partage d’écran et cas de la présentation d’un document powerpoint
- Adapter sa posture pendant la conférence : sonder l'énergie du groupe et l'engagement, impulser une dynamique dans les échanges (energizer, utilisation des sous-salles,...)
- Focus sur les enjeux de la réunion, et sur l’étape de déclusion
Équipe pédagogique
Caroline Pruvost, Intervenant et Responsable Pédagogique EQUIPE SUPPORT : Valérie Osmont, Responsable Formation Mélanie Fagot, Chargée de la Qualité Natalia Guyon, assistante administrative Jérôme Charuau, Référent handicap
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuille d'émargement
- Evaluation avant et après
- Mise en pratique
Ressources techniques et pédagogiques
- Documents dans l'espace apprenant
- Liens vers des sites en ligne
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- Savoir utiliser un outil de visioconférence, et savoir prendre part à un espace de collaboration asynchrone
Modalité d'obtention
- Délivrance d'une attestation de formation
Capacité d'accueil
Entre 4 et 16 apprenants
Délai d'accès
3 semaines
Accessibilité
Si vous êtes en situation de handicap, merci de prévenir 1 mois avant votre formateur en indiquant les aménagements qui vous permettraient de suivre agréablement la session de formation.
Responsable Handicap: Jérôme CHARUAU GC3S
Si cette formation a lieu en distanciel, prendre contact avec le responsable pédagogique pour obtenir les modalités techniques et les modalités de connexion